Services & Beratung für deine Agentur

Kurz: nach deinem Bedarf. Du brauchst vor allem operative Unterstützung? Machen wir. Oder eher Beratung? Immer gern! Beides? Unser liebstes!

In der laufenden Zusammenarbeit ist summarum quasi wie ein neues Teammitglied. Wir sind Teil deiner Agentur arbeiten in deiner Infrastruktur und mit deinen Tools. Du bekommst eine feste Ansprechperson im Key Account Management, mit der du regelmäßige Calls hast. Bei Fachfragen sprichst du direkt mit unseren Spezialist:innen.

Was unsere Kund:innen neben unserer Fachkompetenz besonders lieben, ist die Kontinuität in der Zusammenarbeit. Auch wenn es bei uns intern mal Urlaub, Krankheit oder Veränderungen im Team gibt, bleibt deine Betreuung zuverlässig gesichert. Wir organisieren Vertretung, Übergaben und Einarbeitung intern. So wird alles an Wissen weitergegeben, und eure Themen laufen stabil weiter.

1. Vorbereitung und Onboarding

Zum Start der Zusammenarbeit brauchen wir allerhand Informationen von dir.  Eine Onboardingliste hilft dir und auch uns dabei, den Überblick zu behalten und alle Informationen einzusammeln. Für uns ist das ein geübter Prozess, so dass wir schnell reinkommen. 
 

2. Finance & Controlling

Wir schauen uns gemeinsam dein Set-up Prozess an, und du entscheidest, welche Aufgaben du an uns übergeben möchtest. Das meiste erledigen wir direkt in deiner Agentursoftware. Ziel ist es, die komplette Buchhaltung zu digitalisieren. Wir übernehmen die komplette Abwicklung mit deinem Steuerbüro und halten dich dort, wo es nötig ist, im Loop.  Natürlich tasten wir uns da zusammen ran. Alles kann, nichts muss. Du musst dich wohl dabei fühlen und wir können nach und nach immer mehr Aufgaben übernehmen. So wie bei neuen Mitarbeitenden eben.
 

3. Office Management

Hier brauchen wir im Wesentlichen nur eine Info: Was willst du abgeben?

• Bestellwesen: Leite uns deine Benutzerzugänge zu deinen bestehenden Bestell-Portalen weiter. Oder du sagst was du brauchst, und wir bestellen für dich und hinterlegen deine Bezahldaten. Wir schneiden auch mit, wenn sich ein regelmäßiger Turnus abbildet, und bestellen dann proaktiv mit deiner Zustimmung.
• Services rund ums Office: Da stehen immer wieder Dinge an, die ganz individuell sein können. Sei es Recherche für einen neuen Reinigungsdienst, Büropflanzen- oder Hausmeisterservice oder vielleicht ein ganz anderes Anliegen. Melde dich bei uns und wir finden eine Lösung. 
  
  
  

4. Assistenz

Hier kann es sinnvoll sein, dass du uns einen Zugang zu deinem Kalender gibst und eine Mailadresse mit eurer Signatur für uns einrichtest. So können wir im Namen deiner Agentur agieren und kommunizieren. Ansonsten: DU sagst uns, was zu tun ist. Wir versuchen, alles möglich zu machen, und kommen auch mit eigenen Anregungen auf dich zu.
 

5. Human Resources

Hier profitierst du besonders von unserem Vertragsbaukasten. Da ist alles drin, was du brauchst. Schick uns deine Wordvorlage – alle Verträge setzen wir in deinem Design auf. Es funktioniert hier also alles auf Zuruf. Im besten Fall haben wir alle Verträge deiner Mitarbeitenden vorliegen. Wenn es Vertragsanpassungen oder Dokumentenanpassungen bedarf, haben wir direkt alle Daten vorliegen. Diese Daten geben wir selbstverständlich direkt an das Steuerbüro bzw. in die Lohnbuchhaltung weiter. Das gilt auch für andere Sozialleistungen, Bezüge etc. Wir sind also deine persönliche HR-Abteilung. Wir sind natürlich keine Rechtsberatung, leiten dein Anliegen aber nach Abstimmung gerne an unsere externe Anwaltspartner:in weiter. Verwaltung von Urlaub oder Krankheit ist auch kein Problem, die AU kann direkt an uns weitergeleitet werden. Wir kümmern uns um die Eintragung in dein Agentursystem und geben die Info auch direkt ans Steuerbüro.

6. Persönlicher Kontakt

Deine Ansprechpartner:innen stehen dir für jede Frage zur Verfügung. Wenn du etwas nicht verstehst, ein Anliegen hast oder vielleicht etwas auf dem Herzen hast, von dem du nicht richtig weißt, ob wir das auch übernehmen können. Wir sind für dich da und kümmern uns um all deine Anliegen, verteilen sie im summarum-Team weiter, wo sie bearbeitet werden. 

Wir freuen uns auf dich! 

Das gehen wir gezielt anhand unserer Onboardingliste durch. So geht nichts verloren, und du hast eine Orientierungshilfe, was im nächsten Schritt zu tun ist. Grundsätzlich lautet die Lösung: Immer her mit allem, von dem du glaubst, es könnte für uns interessant und wichtig sein. Das gilt auch für Meinungen und Erfahrungswerte. Wo hat es in der Vergangenheit schon mal geklemmt? Wo wünschst du dir ein anderes Vorgehen oder mehr Informationen? Je besser wir uns kennenlernen, desto runder läuft unsere Zusammenarbeit.

Zunächst gehen wir gemeinsam mit dir einen Leistungskatalog sowie eine Onboarding-Checkliste durch und besprechen die einzelnen Dienstleistungen. Sobald Bedarf und Umfang geklärt sind, bekommst du von uns ein offizielles Vertragspaket. Dann können wir eigentlich direkt durchstarten.

Wenn du den Baustein Finance & Controlling beauftragst, übernehmen wir die komplette Buchhaltung sowie die Vorbereitung zum Monatsabschluss. Nach einem gemeinsam definierten Ablauf schickst du deine Belege wie gewohnt an die Inbox deiner Agentursoftware oder an ein gesondertes E-Mail-Postfach, das wir für dich einrichten. Deine Belege sind noch nicht digitalisiert? Das sollten wir dann bald ändern.  

Natürlich, wir bieten dir Flexibilität. Du kannst Bausteine oder auch einzelne Leistungen dazubuchen oder abbestellen. Außerdem gibt es jederzeit die Möglichkeit, Sonderprojekte in Anspruch zu nehmen. Alle Verträge enthalten zudem eine Kündigungsfrist. 

In der laufenden Zusammenarbeit binden wir uns harmonisch in deine Teams ein.  Wir sind Teil der Agentur und arbeiten in deiner Infrastruktur, deinen Tools und über deine Kommunikationswege. Wir sind quasi Kolleg:innen, Berater:innen und Sparringsparter:innen.

Wir sind Spezialist:innen auf unseren Gebieten und bringen neben Dachwissen auch reichlich Agentur-Erfahrung mit. Deshalb wissen wir auch, worüber wir reden. Man könnte auch sagen: Wir sprechen fließend Werbisch. All die in der Kreativbranche gängigen Prozesse, Insights und Buzzwords sind uns bekannt. Und wir übersetzen sie so, dass auch externe Dienstleister:innen wie die Steuerberatung sie verstehen. Andersherum helfen wir dir zum Beispiel dabei, Buchhaltungs-Deutsch zu verstehen. Und pssst: Wir machen das total gern!

Konkret findet ihr bei uns Bilanzbuchhalter:innen, Buchhalter:innen, Officemanager:innen, HR-Manager:innen, Assistenzkräfte, Key-Accounter:innen sowie Projektmanager:innen. Zudem haben wir tolle externe Partner:innen, ohne die es ebenso nicht geht. Das wären: Designer:innen, Texter:innen, Webspezialist:innen und unsere Rechts- und Steuerexpert:innen.

Unsere Key Accounter:innen nehmen alle ersten Anfragen entgegen und kümmern sich um die Weiterverteilung im Team. Gibt es spezielle Anforderungen und Anfragen, nehmen unsere Expertinnen auch direkt mit dir Kontakt auf. So bleiben die Wege kurz und niemand spielt Stille Post. Gibt es ein persönliches oder digitales Kennenlernen, triffst du natürlich auch auf Patricia und Bernhard, die summarum gegründet haben und geschäftsführende Gesellschafter:innen sind.

Ja absolut. Verlass dich drauf. Wenn du genauer wissen willst, wie wir das garantieren können, schau dazu gerne in unserer Datenschutzerklärung