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Was ist das HR-Software-Audit?

 Das HR-Software-Audit ist ein strukturierter Check deiner HR-Systeme, Prozesse und Datenqualität, vom Onboarding über Zeiterfassung bis zur Gehaltsabrechnung. Du verschaffst dir Klarheit, ob du deine Software wirklich effizient nutzt, wo Prozesse haken und wie du deine Personalarbeit effizienter gestaltest.

Du bekommst einen individuellen Fahrplan mit konkreten Handlungsempfehlungen, die zu deiner Agentur passen. Keine Standard-Analyse, kein Fachjargon, keine leeren Versprechen. Nur echte Expertise aus der Agenturwelt.

Das HR-Software-Audit ist ein eigenständiges Projekt, unabhängig davon, ob du bereits mit summarum zusammenarbeitest oder nicht. Du gehst keine langfristige Verpflichtung ein.

Hallo,

wahrscheinlich bist du aus einem der folgenden Gründe auf dieser Seite gelandet:
Besprechung am Arbeitsplatz

1. Du weißt nicht, ob deine HR-Software wirklich passt.

Du zahlst monatlich für ein umfangreiches Paket, nutzt aber nur einen Bruchteil der Funktionen. Oder umgekehrt: Dir fehlen wichtige Features, und du weißt gar nicht, ob deine Software diese anbietet.

Abstimmung zu Personalunterlagen

2. Deine HR-Prozesse laufen noch zu sehr manuell.

Urlaubsanträge per Mail, Verträge in verschiedenen Ordnern, Abwesenheiten in Excel: Du weißt, dass es digitaler gehen müsste. Aber dir fehlt der Plan, wie du das aufräumst.

Kaffeepause mit den Kollegen

3. Du willst HR-Admin reduzieren und dich auf Menschen konzentrieren.

Du hast dich nicht für deine Rolle als Personaler:in entschieden, um den ganzen Tag Tabellen auszufüllen. Du willst Zeit für dein Team, nicht für Verwaltung.

Falls du innerlich genickt hast: Du bist nicht allein.

Viele Agenturen kämpfen mit denselben Herausforderungen. HR-Systeme sollten entlasten, tun sie aber oft nicht, weil sie nicht richtig eingerichtet oder genutzt werden. Die Folge: Inkonsistente Daten, manueller Aufwand, unklare Prozesse.

Arbeiten im Großraumbüro

Die gute Nachricht:

Unser HR-Software-Audit ist genau auf Agenturen wie deine zugeschnitten. Es hilft dir, deine Personalarbeit effizienter zu gestalten und beleuchtet Aspekte wie diese:

  • Nutzt du deine HR-Software effizient?
  • Sind deine Personaldaten sauber und zentral verfügbar?
  • Wo sind die Schnittstellen zu Finance, Führung und Management?
  • Wie können klare Workflows für Onboarding, Urlaub, Abwesenheiten und Offboarding aussehen?
  • Wo verlierst du Zeit durch manuelle Schleifen?
  • Welche HR-Software passt wirklich zu deiner Agentur?

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Teammeeting in moderner Büroumgebung

Das HR-Software-Audit ist richtig für deine Agentur, wenn du dir mindestens zwei dieser Fragen stellst:

  • Nutze ich alle HR-Software-Funktionen, für die ich bezahle?
  • Welche Software-Module fehlen mir, welche kann ich abbestellen?
  • Wie verlässlich sind meine Personaldaten?
  • Wie kann ich manuelle HR-Prozesse digitalisieren?
  • Wer hat den Überblick über die Zugriffsberechtigungen, wer bei welchen Aufgaben den Hut auf?
  • Wie vermeide ich Fehler in der Personalverwaltung?
  • Wie können Prozesse weiterlaufen, wenn ich krank oder im Urlaub bin?

 

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So läuft das HR-Software-Audit ab

Schritt 1: Erstgespräch
Wir lernen uns per Teams kennen. Du erzählst, wo bei dir der Schuh drückt, und wir schauen gemeinsam, ob eines der Audits - und wenn ja, welches - für deine Zwecke geeignet ist. Wir nehmen uns Zeit für deine Fragen. 

Schritt 2: Beratungsgespräch
Jetzt tauchen wir tiefer ins Thema ein. Wir gehen dein Set-up durch und definieren, welche Bausteine des Audits bearbeitet werden sollen. Hier besprechen wir auch, welche Informationen und Zugänge wir von dir benötigen.

Schritt 3: Individuelles Angebot
Auf Basis des Gesprächs erhältst du ein transparentes, auf dich zugeschnittenes Angebot. Keine versteckten Kosten, keine Überraschungen.

Schritt 4: Umsetzung
Nach deiner Freigabe legen wir los. Wir analysieren deine Systemlandschaft, prüfen Prozesse, bewerten die Datenqualität und übergeben dir einen klaren Fahrplan mit konkreten Handlungsempfehlungen.

Schritt 5: Übergabe & Nachbesprechung
Du bekommst alle Ergebnisse sauber dokumentiert und wir besprechen gemeinsam, wie du die nächsten Schritte umsetzt – mit oder ohne unsere weitere Begleitung.

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Kaffeetasse am Arbeitsplatz

Warum summarum?

Weil wir beides mitbringen: Tiefes Verständnis für Personalarbeit, HR-Systeme & Prozesse und Datenmanagement sowie jahrelange Erfahrung in der Agenturwelt.

Wir kennen eure Herausforderungen aus erster Hand und sprechen eure Sprache. Unser Team besteht ausschließlich aus Expert:innen auf ihrem Fachgebiet. Wir verstehen, wie Agenturen ticken, weil wir tagtäglich mit ihnen im Austausch sind.

summarum arbeitet herstellerunabhängig, transparent und immer im Interesse deiner Agentur. Wir sind spezialisiert auf die Agenturbranche und begleiten Agenturen operativ und beratend in Finance & Controlling, HR, Office Management und Assistenz.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist das Ziel des HR-Software-Audits?
Nach der Umsetzung aller Maßnahmen laufen alle HR-Prozesse entlang des gesamten Employee-Lifecycles weitestgehend digital und ohne manuelle Workflows. Du kannst dich auf eine zuverlässige Datenbasis verlassen und hast mehr Zeit, um dich um dein Team zu kümmern.
Wie lange dauert das HR-Software-Audit?
Die Dauer variiert, je nachdem, welche Bausteine für dich relevant sind und wie komplex deine Ausgangssituation ist. Plane mindestens vier bis sechs Wochen ein.
Was kostet das HR-Software-Audit?
Das hängt von deinem individuellen Bedarf ab. Im Beratungsgespräch schauen wir gemeinsam, welche Bausteine für dich wichtig sind, und erstellen dir ein transparentes Angebot.
Muss ich bereits Kund:in von summarum sein?
Nein. Das HR-Software-Audit ist ein eigenständiges Projekt, das du unabhängig von einer laufenden Betreuung buchen kannst.
Welche Unterlagen braucht ihr von mir?
Das klären wir im Beratungsgespräch und schlüsseln es im Angebot auf. In der Regel: Zugang zu deiner HR-Software, Übersicht über gebuchte Module, Informationen zu aktuellen Prozessen. Wir sagen dir genau, was wir brauchen.
Seid ihr auf bestimmte HR-Systeme spezialisiert?
Wir arbeiten herstellerunabhängig und kennen die gängigen HR-Systeme am Markt, von Personio über HRworks bis zu kleineren Tools. Unsere Empfehlungen richten sich nach deinem Bedarf.
Was passiert nach dem Audit?
Du entscheidest. Entweder setzt du die Empfehlungen selbst um, oder wir begleiten dich dabei operativ und/oder beratend. Du gehst keine Verpflichtung ein.
Können wir auch eine komplett neue HR-Software auswählen?
Ja, das ist einer unserer Leistungsbausteine. Wir begleiten dich durch den gesamten Auswahlprozess, von der Anforderungsdefinition bis zur Implementierung.

Lass uns starten

Wir freuen uns darauf, deine HR-Prozesse effizienter zu gestalten und deine Personalarbeit zu entlasten. Lass uns im Erstgespräch zunächst deine offenen Fragen klären und unser weiteres Vorgehen besprechen.

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Über summarum

summarum ist der Servicepartner für die Agenturbranche. Das Expert:innenteam unterstützt Agenturen operativ und beratend in den Bereichen Finance & Controlling, HR, Office Management und Assistenz und bringt umfassende Praxiserfahrung aus der Agenturwelt mit. Die Kombination aus Fachwissen mit Branchenexpertise, gepaart mit Menschlichkeit und Humor, ist einmalig am Markt. summarum arbeitet herstellerunabhängig, transparent und immer im Interesse der Agentur.